CÓMO USAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS?
2.1. ¿Cómo crear un fichero de base de datos?
Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana:
Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa
Aceptar. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la
base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y
relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla
con facilidad posteriormente.
Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de Access.
Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de
Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos
que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios,
informes, macros y módulos.
3. Las tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero
es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los
campos que contendrán la información, es decir establecer la estructura
que almacenará la información..
3.1. ¿Cómo crear una tabla?
Para crear una tabla se selecciona el botón Tablas y apareceran las
diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
- Crear en Vista Diseño : permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.
- Crear desde Asistente para tablas : el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.
- Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con
formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los ampos:
Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los
campos.
3.2. Las Vistas de la tabla
Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas,
en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que
además varían el menú y la barra de herramientas:
Vista Diseño
|
Vista Hoja de datos
|
Desde
esta vista se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos. Si
se desea introducir datos, se pulsa el botón se abrirá la vista Hoja de
datos. El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los
encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es
un registro.
|
Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripción.
Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a introducir los datos pulsando el botón Vista. |
3.2.2. Vista Diseño
Se elige Crear una tabla en Vista Diseño aparecerá la siguiente ventana,
que nos permitirá manipular los tipos de datos a cargar en cada
variable o campo.
En la primera columna se ven los nombres de los
campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido
automáticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada
columna se introducen diferentes características del campo:
· Nombre del campo: los nombres de los campos.
· Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
· Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.
· Propiedades de los campos: estableciendo
las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y
se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
En este manual se va a crear una base de datos de la Facultad. Se ha
empezado con la tabla de los alumnos pero no se han introducido todos
los campos. Faltan los campos: sexo, fecha de ingreso, lugar de
nacimiento, teléfono, mail, etc.
En la figura anterior ya estuvimos definiendo
condiciones de la estructura de la Tabla, en el campo CFSOC,
establecimos Tamaño del campo, la obligatoriedad de cargar un dato
(Requerido), y la regla que deben cumplir los datos que se carguen
(Regla de validación), entre otras posibilidades para evitar la carga de
datos erroneos.
Una vez definida la estructura a grandes rasgos de la
Tabla Alumnos procedemos a guardarla. al monento de establecer el
nombre de la misma. Access revisará la existencia o no de una clave
principal que ordene y organice la Tabla en cuestión.
3.3. La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los
campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro
del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos
registros iguales o almacenar valores nulos (vacios) en los campos de la
clave principal.
Para la tabla alumnos se tiene que pensar que campo
no se repite. Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo
único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir
en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para
cada alumno, o utilizar el numero de documento como dato unico que
identifica al registro (DNI).
Es decir los datos de un alumno no aparecerán
repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se
quiera consultar el estado de un alumno se tendrá la seguridad de que
ahí están todos sus datos.
Se puede realizar esta operación desde el Menú Edición|Establecer Clave Principal.
No se tiene que definir obligatoriamente una clave
principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece
la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo
pidiendo que se establezca:
Si se elige la opción " Si", Acces creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.
3.3.1. Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen tres tipos de clave
principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples. En nuestro
caso particular nos quedaremos con el establecimiento manual de la Clave
principal en base a asignarle al campo DNI dicha característica, como
se detalla en el 2do punto.
3.3.1.1. Claves principales de Autonumérico
Un campo Autonumérico puede establecerse para que el
programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se
agrega un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de
guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea
que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta
afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de
Autonumérico.
3.3.1.2. Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos,
como números de identificación o números de pieza, se puede designar
ese campo como la clave principal.
Si el campo seleccionado como clave principal tiene
valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave
principal.
Guardar y repetir las opciones correspondientes a
nuestra segunda tabla que terminara conformando el motor de búsqueda de
relaciones en nuestra base de datos.
Seguimos armando la estructura para nuestra Base de
Datos Relacional. Nuestra segunda tabla nos permitirá generar la
relación para evitar cargar repetidamente la Carrera que cursa en la
Facultad cada uno de los alumnos registrados.
Si en la primer Tabla, el campo Carrera (CFSOC)
contenía la indicación en un código simple, pero código al fin, estamos
en la necesidad de clarificar ese codigo para los futuros trabajos
dentro de la Base de Datos.
Para esto nos vemos en la necesidad de crear una Segunda Tabla para relacionarla con la Tabla Alumnos.
Entonces, nuestra segunda tabla tendrá solamente dos
campos (CFSOC; Detalle) en el primer campo repetiremos las
características de nuestra primera tabla, con el agregado de convertir
este campo en Clave Principal de la Tabla. El sgundo campo esta
destinado a la denominación completa de la carrera que cursa en la
Facultad.
Procedemos a guardar nuestra Tabla con el nombre de Código de Carrera.
6. Carga de datos por medio de formularios
La introducción de los datos directamente sobre las
tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos
sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los
registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del
registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese
registro.
Los formularios permiten la introducción de datos
en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de
introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se
introducen en la tabla a través de los formularios.
Las tablas almacenan la información, los
formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan
incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o
guardar los formularios, las tablas se actualizan.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno
de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros,
todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario
con un formato totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un
formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios
campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes
tablas.
Entonces siguiendo el desarrollo de nuestro ejemplo crearemos un formulario destinado a ingresar datos en la Tabla Alumnos.
Debido a la complejidad que posee la creción de
un formulario desde la vista diseño, (la misma que usamos para crear la
Tabla Alumnos), nos valemos en este caso del Asistente para la Creación
de Formularios. En la Ventana de la Base de Datos, seleccionamos la
pestaña de Formularios y la opción Crear un formulario utilizando el asistente.
El asistente no irá guiando en base a preguntas
en la creación del Formulario. Hay que tener en cuenta que este
Formulario que estamos creando tiene por finalidad la carga de datos en
la Tabla Alumnos, por consiguiente se deben incorporar todos los campos
al formulario.
Una vez incorporados los campos que formarán parte
del Formulario nos queda por definir la distribución del mismo. Las
distintas opciones de Distribución tienen por finalidad la presentación
en pantalla de los datos registrados en la Tabla. Podemos ver que a
grandes rasgos hay dos formas preponderante para la presentacion de
pantalla de los datos. Pueden ser vistos en forma individual, es decir
un registro por pantalla, las opciones EN COLUMNA o JUSTIFICADO, apuntan a esta opción de un registro por pantalla. Mientras que las opciones de TABULAR o HOJA DE DATOS
presentarán todos los registros que quepan en patalla y habrá que
navegarlos con las barras de desplazamiento que se agregaran en forma
automática.
Luego de definida la distribución del formulario hay
que definir el diseño y el nombre del formulario por defecto asumirá el
nombre de la tabla en la que esta basado.
Ya estamos en condiciones de ingresar registros en la tabla por medio del Formulario Alumnos.
Si avanzamos en la carga y tratamos de incorporar un
registro que en algunos de sus campos contiene un valor erroneo y que en
el armado de la estructura de la Tabla Alumnos, definimos que no era
posible cargar, aparecera un cuadro de diálogo informandonos que ese
dato no cumple con las Reglas de Validación y devolverá el Texto de
Validación antes definido. En nuestro ejemplo la sigla "FG" no
corresponde a ninguna carrera de las que se dictan en la Facultad. Hasta
no corregir el dato no podremos avanzar en la carga del siguiente
registro.
En el caso de nuestra otra Tabla Código de Carrera,
no hará falta crear un formulario ya que se pueden ingresar los cinco
registros pautados sin ningún inconveniente.
Consultas
4.1 Consultas a la base de datos
La consulta es una solicitud de información a la base
de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un
conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de
respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída
de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de
respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.
En determinados tipos de consulta se puede
modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo
una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información.
La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios
solicitados.
4.1.2 ¿Qué puede hacer una consulta?
Elegir tablas : las consultas se
pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas
en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para
obtener información son muchas.
Modificar los datos de las tablas :
aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite
modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se puede utilizar
una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra
tabla o de varias tablas.
Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver.
Seleccionar registros : una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo un registro.
Realizar cálculos: se pueden
realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo
contar el número de registros seleccionados o acumular totales. Se
crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán el resultado del
cálculo.
Para crear nuevos formularios, informes o consultas : partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos.
4.2 Tipos de consultas
4.2.1. Consulta de selección
Entre otras disponibles las Consulta de selección es
la más sencilla, en ella se indican unos criterios para ver sólo lo que
interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas
dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos
de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta.
Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.
4.3¿Cómo crear una consulta?
Al seleccionar el cuadro de diálogos de consultas apareceran estas opciones que ofrece Access para crear una consulta:
1. Crear una consulta en Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
2. Crear una consulta utilizando Asistente: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados.
Como la realización de las distintas consultas a
las Tablas que forman parte de nuestra Base de Datos serán bastantes
sencillas trabajaremos con la creación de consultas en Vista Diseño, ya
que tenemos nosotros poseemos control absoluto sobre la base de datos
que hemos diseñado.
Inmediatamente debemos definir sobre que tablas será realizada la
consulta, en el cuadro de diálogo eligiremos cuál o cuáles serán las
tablas que formarán parte de esta consulta. Como habíamos definido
anteriormente Claves principales en las dos tablas que forman parte de
nuestra Base de Datos al incorporarlas en la nueva consulta veremos que
ambas Tablas se relacionan automaticamente. Así podremos realizar
consultas (busquedas) por algún criterio presente en una Tabla (Carrera)
para que nos muestre valores coindidentes con ese criterio en la otra
Tabla (Alumnos).
El aspecto de la ventana de una consulta es este: vemos que la ventana se divide en dos secciones:
La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.
La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.
Para incorporar nuevos campos para que sean
visualizados en la Consulta debemos seleccionar el campo en la ventana
superior desntro de una de las Tablas disponibles para la Consulta y con
un doble click de maouse se insorporan a la ventana inferior y forman
parte de los campos involucrado en la Consulta.
El proceso de creación de los criterios con los que
trabajaremos en nuestra Consulta es muy simple. Además en las consultas
hay un elemento que da la opción de que un criterio de selección se vea o
no. Esta opción es Mostrar .
4.4 Criterios
En esta casilla se introduce la condición/es que debe cumplir un campo
para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.
Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la
expresión de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los
valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden
introducirse en uno o más campos de una consulta. O incluso introducir
varios criterios en un mismo campo.
No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa.
4.5. Establecer criterios
Dentro de la casilla criterio se escribe una
expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. Si no se
incluye ningún operador con la expresión (texto o número) el programa
actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá resultado en la
búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del criterio.
Gracias a los operadores, además de palabras, se
pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los
registros.
4.5.1. Rangos de valores
Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:
Entre...Y : por ejemplo para
seleccionar los pacientes mayores de 18 años pero menores de 50. En la
casilla Criterios se escribira: Entre 18 Y 50.
<,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.
4.5.2. Varios criterios
En diferentes campos: criterio Y: cuando se
escriben varios criterios en el mismo renglón el programa buscará un
registro que cumpla todos los criterios.
El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100
En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla o , y si se quiere más criterios en las filas de debajo. El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
Este criterio también se puede utlizar en distintos campos:
Seleccionará los registros que o el campo Carrera sea Relaciones del Trabajo, o bien el campo edad sea mayor de 18.
4.5.3. Los comodines
Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra...
* representa cualquier número
de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por *ez.
Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno
de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio:
Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregará las comillas.
? representa un solo carácter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.
# representa cualquier dígito en
la posición especificada. Por ejemplo: 12#45,el programa buscará un
registro en el cual los dos primeros dígitos sean 12 y los dos últimos
45.
Al introducir una expresión con uno de estos tres operadores, Access añadirá automáticamente el operador "Como".
4.5.5. Fecha actual
Se pueden seleccionar los registros que tengan la
fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos
que haya que entregar ese día.
En criterios se escribe Fecha()
4.6. Nuestra Consulta
Entonces en nuestro ejemplo la Consulta tiene por
finalidad presentar los registros correspondientes a los alumnos que
figuran en las Tablas que cumplem con el criterio de estar inscriptos en
la Carrera de Relaciones del Trabajo.
Como estamos trabajando con Tablas relacionadas
entre si, por un campo especifico, (CFSOC) tendremos que prestar
atención a los datos que queremos presentar en pantalla como resultado
de la Consulta. Asi que cuando seleccionamos los campos que van a ser
presentados seleccionamos el CFSOC de la Tabla Alumnos que es el campo
que contiene la información referida a cada registro y que nos dará la
pauta de cuál carrera es en la que se encuentra inscripto. Dado que este
campo se encuentra codificado por las siglas "RT", "CS", "TS", "CC" y
"CP", habría que diseñar algún instructivo que puede decodoficar esa
información para el usuario no habituado a ese código.
Por esta razón en nuestra Consulta este campo se
utiliza para la selección de registros, pero no se presenta a la vista,
se destilda la opción Mostrar en la vista diseño de la
Consulta, en el campo CFSOC. Pero se agrega el campo Detalle de la Tabla
Codigo Carrera que contiene el nombre completo y conocido por todos los
usuarios de la Carrera en que se encuentra inscripto el registro.
Luego para ejecutar la Consulta podemos clickear
el Simbolo de admiración rojo en la barra de botones de Access o bien
pasar a la vista Hoja de datos, que nos permitira ver los registros de
la campos que fueron seleccionado y que cumplan con los criterios
seleccionados. En la misma forma que accedemos a la Vista Hoja de datos
podemos volver a la Vista Diseño para poder introducir cambios en la
consulta en la cuál estamos trabajando.
De la misma manera podemos sumar campos y
criterios para que sea mas especifica nuestra busqueda de datos
coincidentes en la Consulta. En nuestro ejemplo podemos agregar a la
consulta el campo FN, (Fecha de Nacimiento) para poder listar los datos
de los alumnos que al 01/01/07 tengan 25 años cumplidos, como no esta
registrada la edad en la tabla, tendremos que realizar la operación de
calcular quienes a la fecha establecida puedan tener 25 años cumplidos.
En este caso aquellos alumnos que hayan nacido antes del 01/01/82. Por
lo tanto el criterio a incorporar en el campo FN sera: <01/01/82.
Cuando mayor sea la cantidad de criterios establecidos en una consulta
menor será la cantidad de registros listados. Puede llegar el caso en el
cuál no haya ningún registro coincidente con los criterios, así que
habrá que reveer los criterios establecidos para realizar la consulta.
Vale la pena recordar que los criterios que se
establecen en los distintos campos o variables se presentan en una misma
linea de criterios y que por lo tanto la conexión entre ellos se da por
medio de la función "Y", es decir que tiene que cumplir con el primer
criterio, tambien con el segundo y con los sucesivos para quedar
seleccionado y aparecer en la Vista hoja de datos. Si queremos que
cumplan con algunos de los posibles criterios habra que trabajar con la
función "O" y en ese caso los criterios se explicitaran hacia abajo en
el campo correspondiente en el cuadro de creación de la consulta. Es
decir debajo del primer criterio establecido en ese campo.
Los usuarios avanzados podrán realizar acciones
mas complejasy especificas valiendose de las herramientas de
programación que trae incorporado el programa (Access), con los Modulos y
Macros para ajustar las funciones de gestor de Base de Datos a
aplicaciones exclusivas.
La finalidad del presente manual es presentar en
forma sencilla las principales características de un gestor de Base de
Datos, en este caso Microsoft Access. Y que, orientado a ejercicios
sencillos pueda facilitar el manejo de Base de Datos a los alumnos de la
Materia.
La administración de recursos, por lo tanto, consiste en el manejo eficiente
de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El
objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan la
satisfacción de los intereses.
Gráficos de sectores que reflejan el Índice de Precios al Consumo (IPC).
El gráfico de evolución de la Bolsa de Valores constituye un ejemplo de número índice.
